在管理得很好的企业里，沟通不只是一种工具，它代表这个组织的精神，也就是每个成员彼此之间，都能够和谐而有效地共享。
某公司的经理和部门主管都认为和员工之间的沟通相当顺畅，而员工也都对现况感到满意。可是后来管理顾问公司针对沟通的问题，对员工的想法和反应作了详细的调查，根据调查结果来看，员工大多认为主管只关心公司的获利状况，以及如何提升自己的利益，并不关心员工的福利；同时，员工也认为主管的工作既轻松又舒服，因此拿那么高薪水是不合理的。由此可见，员工心里积了那么多的不满情绪，但主管们却丝毫都没有察觉。
造成沟通失败的最根本的原因，是对沟通的本质和目的缺乏了解。
沟通的成效
必须视对方如何理解讯息
如果某部门主管告诉助理，你可以立刻把这件事办好吗？对助理来说，这句话是主管下达的命令，或是他的请求，完全要靠看主管的语气和表情来决定。因此，假定这位主管在说这句话的时候，助理本人不在办公室里，也没有其他人在现场，那就没有沟通可言了。由此可见，一定要有讯息的接受者，才能算是沟通。而沟通是否有效，则需视接受讯息的人如何理解而定。
有几个因素会影响接受讯息者如何理解别人的意思，其中包括接受者的教育背景，过去的经验，以及当时的情绪等。如果进行沟通的人不了解这些，那么沟通是不会有效果的。因此，当主管和一个识字不多的人说话时，他必须使用对方熟悉的表达方式，才能达到沟通效果。
人们通常只会理解心里所希望看到、听到的事情。因此，对沟通的人来说，有必要知道对方的期望是什么。如果某个基层主管平常动不动就骂人，当他忽然称赞一个人的时候，或许反而会被误解，因为这实在是很不寻常的举动，是预期不到的。公司员工通常也会把主管的主动沟通当成是一种洗脑，其目的不过是为了剥削他们。
如果没有必要的话，人们是不会进行沟通的。每个人在沟通的时候，都希望能够达到某种目的。例如，借沟通来传达命令、指导、斥责、或娱乐他人等。而达到沟通效果，必须对方刚好有心情遵循规定、了解别人、改正行为、或者是接受娱乐。如果主管一天到晚要求员工努力工作，通常员工都不会把话听进去，因为他们的利益和价值观都和主管不同。
提供资讯并不代表沟通。例如在股东大会里，每位股东手上拿的财务报表，里面所记载的都是资讯，但主席所发表的演说，才算是沟通。当然，沟通的效果要视财务报表的内容而定。也就是说，这种沟通方式必须以资讯为基础，但基本上，沟通和资讯的提供是两回事。
对沟通来说，资讯或许是必须的，但过度的资讯则可能反而会妨碍沟通。资讯就像探照灯一样，光线太强的话，会让人睁不开眼睛；同样，过多的资讯，会使人产生混淆。
就像上面所解释的，沟通是一件很难的事，甚至于可以说是几乎不可能做得到的事。不过，可以尝试用目标管理的方法，为这个难题提供答案。在这种管理原则之下，老板和属下可以讨论企业的目标、计划，也可以讨论并解决目前碰到的问题。由于老板和员工都想达成企业目标，因此双方的想法有个共通之处，彼此更能了解对方，就算是最后主管无法接受员工所提的建议，主管还是了解员工对问题的看法。相对的，员工也更知道主管怎样看事情。双方的沟通，自然也就改善了。如果主管定期评估表现绩效的时候，也能采用同样的方法，那么双方的沟通也会有所改善。
如果真的有心要加强自己的沟通能力，请先正确地回答以下这些问题：
应该说什么？
应该对谁说？
什么时候该说？
如何说出来？
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